Comment organiser un séminaire à Bordeaux ?

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Jean-Luc Sansac

Pour organiser un séminaire à Bordeaux ou dans tout le Sud Ouest, il est important de faire appel à une agence événementielle qui connaît bien la région Nouvelle-Aquitaine. Les lieux  atypiques mais aussi les plus adaptés pour que la convention soit une réussite. Le choix du site est primordial mais la sélection des prestataires est aussi indispensable. Tour d’horizon sur tout ce qu’il faut savoir pour réussir son événement à Bordeaux, Arcachon ou encore La Rochelle.

Bien choisir le lieu du séminaire

C’est souvent la première chose à faire lorsque l’on décide d’organiser une manifestation. En effet, il faut toujours penser aux délais pour la réservation. C’est souvent des mois auparavant que l’espace est loué. C’est pourquoi, surtout pour les salles de réception les plus demandées, comme le tir au vol à Arcachon, il faut s’y prendre bien en avance. Des nouvelles salles comme l’Arena à Floirac restent des lieux de spectacles et il faut vérifier la disponibilité pour réserver entre deux concerts. Quels sont les différentes types de salles qui existent sur Bordeaux et les alentours ?

Les salles de réception à Bordeaux et dans les alentours

Les salles de réception sont de plus en plus nombreuses avec le succès de la ville de Bordeaux et sa grande attractivité. De plus en plus de propriétés ont décidé de mettre en valeur leur patrimoine en faisant des travaux et en créant des salles de séminaires.

Quoi de plus agréable que de se sentir chez soi quand on organise une manifestation avec les collaborateurs ? C’est tout à fait possible avec une vue sur les vignes, dans les pins maritimes ou encore sur la Garonne.

Des listes de salles existent mais elles ne mentionnent pas toujours les avantages et les inconvénients de ces lieux. Seul un professionnel de l’organisation de séminaire est capable de vérifier si le lieu est adapté ou non. En effet, tout doit être pris en compte. Est-ce qu’il est possible de faire une conférence plénière ? Est-ce qu’il y a assez de places pour la restauration ? Pensez à toute l’organisation, tout au long de la manifestation, c’est le travail d’un expert, même si on ne le pense pas toujours ! L’agence événementielle est là pour vous aider, vous conseiller.

Les châteaux du bordelais pour accueillir un séminaire

Lorsque l’on choisit la région autour de Bordeaux, c’est aussi pour ses vignes et ses châteaux. Et cela tombe bien puisque depuis quelques années, l’oenotourisme a permis aux propriétés de s’ouvrir à d’autres publics que les professionnels du vin. De plus en plus de châteaux ont prévu des salles adaptées pour accueillir des séminaires avec un matériel audio-vidéo adapté, par exemple. Des espaces assez vastes pour permettre aux traiteurs de travailler dans de bonnes conditions.

Sur le bassin d’Arcachon, les pieds dans le sable

L’autre atoût de la région bordelaise est aussi le bassin d’Arcachon. A trente minutes de Bordeaux, accessible en voiture mais aussi en train, Arcachon est l’assurance de surprendre ses collaborateurs. En effet, avec la LGV et Paris à deux heures, se trouver les pieds dans le sable n’est plus un problème de temps. Là encore, des lieux de réception existent avec vue sur le Banc d’Arguin ou encore sur les cabanes tchanquées qui sont devenues les emblèmes de ce lieu. Le bassin d’Arcachon propose une grande variété de possibilité en terme d’hébergement. Des mobiles homes au hôtels de luxe, comme la Co(o)rniche au Pyla, il existe un grand choix qui correspond à tous les budgets. Là encore, il n’est pas facile de s’y retrouver et des professionnels de la région sont là pour aider à trouver la meilleure solution. Et la mieux adaptée au séminaire.

Des lieux atypiques à Bordeaux

Ils existent mais ils sont cachés et c’est pourquoi ils sont atypiques ! L’équipe de l’agence LPCI est aux affûts pour toujours proposer des lieux qui surprennent les invités ou les collaborateurs. L’effet de surprise est total et c’est alors que peut commencer la manifestation. Revenir toujours au même endroit et proposer les mêmes activités ne font pas partie de l’ADN de l’agence qui ne cherche que la créativité et créer la surprise pour mieux embarquer tout le séminaire dans une expérience extra-ordinaire dont tout le monde se souviendra.

Des prestataires pour un séminaire à Bordeaux

Pour organiser un événement à Bordeaux, il faut un lieu qui correspond à votre manifestation, mais il convient aussi de trouver les professionnels qui vont assurer la réussite de cet événement. Lorsque l’on ne connaît pas ce domaine d’activité, il n’est pas toujours simple de savoir qui choisir.

Quel traiteur choisir pour un séminaire en Aquitaine ?

Lorsqu’on se souvient d’une cérémonie ou d’une manifestation, c’est souvent la qualité de la nourriture qui revient à la mémoire. C’est pourquoi il faut bien choisir son traiteur pour ne pas décevoir ses clients ou ses convives. L’Agence LPCI a, depuis plus de 10 ans, sélectionné les traiteurs les plus adaptés selon les ambiances choisies. En effet, les spécialistes des cocktails dînatoires ne sont pas les mêmes que ceux qui excellent dans le service à l’assiette pour plusieurs centaines de personnes.

Leur spécialité est aussi à prendre en compte. Certains sont de véritables chefs aquitains qui cuisinent très bien les produits de la région, comme le canard. D’autres au contraire, sont parfaits pour des ambiances plus exotiques.

 

Quel style de menu pour quel événement ?

Là encore, c’est un choix décisif pour le bon déroulement de l’événement. Il ne s’agit pas de rester des heures attablés alors que le programme est chargé. Il existe aujourd’hui plusieurs formats dont un va forcément correspondre à vos attentes. C’est pourquoi il faut envisager toutes les solutions pour que tout se passe selon le planning établi. Il ne faut pas négliger le temps nécessaire pour que tous les convives prennent place, par exemple et il est parfois plus intéressant de faire un apéritif  avec des mange-debout et de proposer un buffet avec des plats chauds ensuite.

 

Les autres prestataires indispensables à la réussite d’une manifestation

Rien n’est plus énervant que de ne pas entendre le discours du PDG ou encore d’avoir des lumières défaillantes qui plongent la salle dans le noir. Là encore, il faut être vigilant sur tous les prestataires. Sans exception ! Parce que ces dans les détails que l’erreur se niche … et rien ne sert de prévoir un groupe de musiciens top si on ne l’entend pas ou on ne le voit pas ! Pour cela, il faut compter sur un professionnel de l’événement qui va rester intransigeant sur tous les points qui peuvent paraître négligeables pour que tout soit cohérent et réussi jusqu’à la fin.

L’Agence Le Paradis C’est Ici peaufine depuis des années son carnet d’adresses pour proposer à chacun de ses clients les prestataires les mieux adaptés à la situation. Du photographe au scénographe en passant par le choix de l’accueil et du fleuriste, tout est étudié pour que l’ensemble de la manifestation semble évidente et raffinée, jusque dans le moindre détail.

 

 

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