Organisateurs d’événements, comment gérer la crise ?

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Jean-Luc Sansac

Quand on est organisateur d’événements, on sait bien que l’aléa fait partie du jeu. On a beau faire des contrats en béton armé, des check-lists aux petits oignons ou multiplier les repérages, il faut être capable de parer au moindre imprévu, en un temps record, pour conserver son embarcation à flot et affronter la crise !

Une crise ? Don’t panic

Ne surtout pas paniquer, garder le cap, rassurer le client en mode « poker face ». Même si en réalité on a plutôt envie de s’enfuir avec son ukulélé sur une île déserte.
Pour ma part, j’ai le souvenir d’une chute de neige mémorable le 7 février 2012 au Vélodrome de Bordeaux où j’ai bien cru ma dernière heure professionnelle arrivée. C’est dans ces cas là que l’on juge de la valeur de son équipe. Et là, elle fût talentueuse … Collaborateurs, prestataires m’ont aidé et tiré par le haut (et d’un mauvais pas) grâce à leurs solutions et leur énergie.
En revanche, s’ils ne sont pas à la hauteur, s’ils paniquent … Vous vous retrouvez emporté avec eux vers des profondeurs abyssales, mais il n’est pas forcément question de talent

Tout allait si bien… au paradis

Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises événementielles sont confrontées aux effets de l’épidémie de coronavirus et aux annulations. Elles vont faire partie du même bateau ou vont prendre sur le coin de la tête, ce qu’on peut appeler, « la grosse tuile ».
Team-building, incentive, conventions, tous les indicateurs étaient au vert en Nouvelle-Aquitaine si l’on se réfère aux statistiques du Bordeaux Convention Bureau.
Bien entendu, la concurrence est féroce : il ne suffit pas d’être un organisateur reconnu, il faut aussi être inventif, psychologue et très affûté. Ca, on a l’habitude mais se transformer en virologue et éviter la contagion du stress, c’est plus compliqué…

Comment réagir face aux clients tentés par l’annulation ?

Evidemment, difficile d’organiser un moment de fête et de cohésion avec la peur au ventre. Le regroupement de quelques centaines de collaborateurs ne doit pas et ne peut pas être générateur de stress pour les invités, bien au contraire.
Alors dans un premier temps, je pense qu’il faut être le plus transparent possible avec ses interlocuteurs en évitant la psychose. Se donner quelques jours pour attendre et analyser comment la situation évolue en mettant en place un rétro-planning qui essaie de prendre en compte toutes les hypothèses.
On peut également envisager de reporter la manifestation quand c’est possible et à condition d’anticiper au plus vite avec ses prestataires notamment sur la partie hébergement.

Le système D ou comment se débrouiller pendant la crise ?

Alors il va falloir se creuser les méninges pour imaginer des formats plus petits, des mini-séminaires, en rase campagne ou seuls au milieu de l’eau, des confcall géantes ou des conventions en mode hologramme. En fait on ne sait pas vraiment ce qui va se passer…

Ce qui est certain c’est qu’on s’adaptera parce que c’est dans notre ADN et que nous n’avons pas le choix.
On inventera des checks super rigolos pour se dire bonjour le matin et on se claquera la bise au moment de se dire au revoir tout en s’excusant d’avoir oublié les consignes.

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